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关于快递行业信息化的研究

时间:2011-12-20 15:00点击:2633
作者:艾奇飞 1市场背景 我国国家标准《物流术语》(GB/T 18354-2001)给出的物流定义是:物流(Logistics)物品从供应地向接收地的实体流动过程。根据实际需要,将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。 物流快递并非简单的传统货物运输,而是依..

                                                                                                     作者:艾奇飞
1市场背景

我国国家标准《物流术语》(GB/T 18354-2001)给出的物流定义是:“物流(Logistics)——物品从供应地向接收地的实体流动过程。根据实际需要,将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。”

物流快递并非简单的传统货物运输,而是依靠现代信息系统技术,集货物流、资金流、信息流、商流等为一体的现代商业服务。目前国内的移动物流市场处于起步阶段,一些国际型公司如DHL拥有移动物流系统,国内的物流企业很少有系统级别的移动应用,一般只配备扫描枪或定位设备等单独产品,很多企业甚至还没有建立任何的电脑业务系统。

而物流快递企业对于移动信息化的需求却如此强烈而迫切,提派员、司机、库管、货检等等,很多角色经常处于没有PC和网线的环境,没有无线解决方案就无法实现信息化管理。物流企业急需真正实用的信息化方案,一套能够及时进行信息查询、资源调度,具有强大的信息处理能力并且可以提高物流行业工作效率的解决方案。

2市场需求

(1)作业流程信息化需求
快递公司业务流程复杂,订单处理、采购、出入库、库存管理、补货及检货、流通加工、出货处理、配送、会计审核、营运管理、绩效管理等一系列作业流程都会生成大量的数据信息,而这些数据内容彼此独立,需要有一套优秀的系统将各个环节进行互连贯通,使这些流程和信息可以在同一平台上实现有效互动。

(2)收发任务实时性需求
快递配送人员经常出门在外,单位配送任务随时可能出现新的情况,配送员需要一套随身设备,无论出现多么复杂的任务内容,也可以在远程实时、详尽、全面地了解掌握信息。

(3)现场反馈及时性需求
快递配送员需要一套轻便、强大的设备系统,可以远程登录单位业务系统,上传反馈最新的配送情况,获取单位的支援和帮助。
为减少人工消耗、提升服务质量,快递公司需要在派送现场就能满足客户的单据需求,完成物品接收、送达的现场反馈等工作。

(4)库管仓储高效性需求
库管人员需要有可移动的信息录入工具和库存管理工具,高效、方便地管理库存物品,确??夤苁萦胧导是榭鐾耆?,为上下游物流环节提供最佳的服务和支持。

(5)调度管理移动化需求
调度员需要确保无论自己身在何处,都能快速、方便地登录业务平台,全面了解货物、库存、派工等各环节的信息内容,知道货在何处,人在何地,保证物流调度的精准合理。

(6)货物运输可跟踪需求
客户需要快递公司能提供一套可查询货物发送信息的系统平台,可以对自己的相关货运情况进行快速查询。
快递或物流需要快速跟踪定位货物在运送过程中错派、漏发、遗失等情况。

3快递行业信息化主要流程

目前物流行业的作业人员多、常在外,难于管理;作业流程复杂、效率底下;在内与在外作业人员信息沟通不及时;运送货物出错时难于跟踪定位??斓菪畔⒒骼辔锪髌笠堤峁┤轿坏钠笠敌畔⒒饩龇桨?,帮助快递/物流企业实现3A(Anyone、Anytime、Anywhere)作业和办公,提高作业效率、减少管理成本、增加企业效益。

将“寄件/取货—运输—派送—签收”整个物流服务过程的信息都得到有效采集、跟踪和同步反馈。极大地提高物流行业的服务质量,满足了物流公司及其用户对货物信息及时采集、跟踪的需要,强化了物流信息在物流作业各个环节的灵魂作用,使得物流、信息流和资金流得以真正分离。

下面通过一个快递行业信息化系统,简单的说明快递行业信息化涉及到的业务流程。

(1)现金件流程
物流方面,快件由派件员收取后做运单录入,在寄件网点做收件扫描、发件扫描,中间节点做到件扫描、发件扫描,派件网点做到件扫描、派件扫描,最后收件人签收后做运单录入。资金流方面,快递费用由寄件方以现金的方式支付,业务员收取后上交网点/分公司,网点/分公司做现金收款登记,最后由总公司财务部门核销。

(2)到付件流程
物流方面,快件由派件员收取后做运单录入,在寄件网点做收件扫描、发件扫描,中间节点做到件扫描、发件扫描,派件网点做到件扫描、派件扫描,最后收件人签收后做运单录入。资金流方面,快递费用由收件方以现金的方式支付,业务员收取后上交网点/分公司,网点/分公司做现金收款登记,最后由财务部门核销。

(3)月结件流程
物流方面,快件由派件员收取后做运单录入,在寄件网点做收件扫描、发件扫描,中间节点做到件扫描、发件扫描,派件网点做到件扫描、派件扫描,最后收件人签收后做运单录入。资金流方面,快递费用由寄件方以月结的方式支付,业务员收取后上交网点/分公司,网点/分公司做月结收款登记,最后由财务部门核销。

(4)到付转月结流程
快考虑到现实快递流程中涉及到的一种情况,即:一开始客户采用的是到付的方式处理快件,之后由于某种情况,将到付的付款方式转为月结的付款方式。

(5)代收货款流程
提供代收货款的流程操作,主要体现在货物资金的流转上,传统意义上货款的收取可以采用多种不同的方式,在系统中,这个“代收”的角色由具体的快递公司承担,其金额凭证会在系统体现出来,代收货款功能极大的方便了发件人和收件人之间的快件实物资金的流转。

货款在物流公司“代收”之后,需要返还给发件人,返还货款部门根据客户货款签收单做代收款客户回单扫描。

(6)回寄货单流程
根据系统中新增运单时是否有“货单签回”标记,需要按照运单要求执行相应货单的回寄流程,所有的流程的信息会体现在系统中。同时由于快件的特殊性,需要回寄的货单同样作为快件处理,走快件收发流程。

需要回寄的货单与相应的快件存在父子关系,在新增运单的时候系统会有所记录,按照是否存在货单签回的记录, 系统会鉴别出哪些快件需要走回寄货单流程。

(7)扫描点流程
快件在收发过程中可能需要结果多个不同的快递网点或营业部门,其涉及到的环节比较多,但有一点是可以肯定的:每个快递网点或营业部门均需要对流经的快件做到件扫描和发件扫描;只有这样,系统才能有效的追踪快件的物流信息;收件员和派件员在收到或者派送快件时都需要对快件进行拍照、上传的操作。

(8)一票多件流程
某些情况下,存在一张运单涉及到多个快件的情况,对一票多件的运单号、子运单号进行关联设置的快件类型。在操作一票多件的运单时,父运单下可以关联多张子运单,每个子运单实质上与父运单同样作为一个正常的运单来处理。

(9)问题件流程
在实际的物流收发环节中,存在多种情况会导致产生问题件。一般情况下,认为快件派件后因为特殊原因(如收件人不在、收件人拒收等),快件派送时没有被收件人签收,暂时做问题件扫描存放在网点。资金流依据运费支付方式和是否有代收货款参照对应流程执行。

对于问题件,需要做问题件上报操作,将具体的问题件信息录入系统,同时会描述快件的具体问题,并指定问题快件由哪个网点或部门来处理,关于问题件的消息通知方式多种多样,可以是页面的弹出框方式,也可以是通过集成短消息平台以短消息的方式通知到具体的处理部门或人员。

问题件可以在多个不同的部门或网点之间流转,主要目的是解决快件存在的问题。

(10)留仓件流程
包括问题件在内,只要有快件滞留在某个节点(快递网点或营业部门),按照系统要求,需要对这些快件做流仓件扫描,记录有多少、有哪些快件滞留在某个节点上。

(11)通知公告流程
通知公告主要是公司内部通知公告的发布和管理,相关操作都集成到了WEB后台系统中了,广播的范围可以根据需要做调整,可以向某个部门发布公告或广播,也可以向某个员工发送通告,同时可以将需要广播的信息保存到本地,在必要的时候发送,形式灵活多样,在一定程度上可以满足绝大部分客户的业务需要。

4快递信息化的技术体系

4.1技术架构


图4.1 技术架构

4.2网络环境


图4.2网络环境示意图

系统平台可扩展提供一系列快递相关的增值服务或业务,如短信/彩信平台、呼叫中心平台、车辆调度平台、企业门户等应用平台,整套系统互相配合、紧密衔接,有序、高效的完成快递工作的整个流程工序。

通过使用手机终端,使快递人员最大限度的提高了工作效率,同时,可充分发挥当前3G高速网络带宽的优势,利用手机的随身携带的特点,进一步拉近了快递业务人员与公司管理人员的距离,充分共享了公司及业务人员之间的信息,有效地提高了快递工作的效率。

4.3网络应用模式

快递行业信息化系统一般有B/S、C/S两种结构供用户灵活选择使用,部署方式也非常灵活,用户可以选择以下模式:
 


图4.3  网络应用模式

5快递行业信息化的价值

通过在物流/快递企业信息化,可以优化物流/快递企业的内部工作流程,提高快递企业的运行效率;具有以下特点:

(1)作业更高效。
在传统模式下,收件员只有等到回公司后,才能把快件传递到录单员的手中,耽误了一定的时间;在新的应用模式下,收件员在收取快件的时候就通过手机拍照上传,录单员马上就可以录入快件信息,寄件人也可以马上在网上查询到货物的状态。

(2)作业更准确。
通过引入手机终端的收件与签收操作,录单员的工作量比目前流程下工作量更均匀,录单时间较宽裕,录入系统的快件信息可以更全面、更准确。

(3)货件更高效。
快件的单据交到分公司后所做的录单和核对操作所花费时间大量缩短,有助于缩短快件整体投递时间,提高整体效率。

(4)信息更及时。
通过引入手机短信以及客户端的公告通知等功能,可以让信息在物流企业内部更加通畅,减少管理上以及办公上的成本投入,提高物流企业内部的工作效率。

(5)流程可跟踪。
系统将对“寄件/取货—运输—派送—签收”整个物流服务过程的信息进行有效采集、跟踪、监控;使得货物在运输过程出现问题可及时发现和定位。系统还可以将整个货物的运输过程状态告知发货人和签收人,提高物流/快递企业的服务质量;同时发货人和签收人还可以帮助物流/快递企业发现问题。

【本文作者系烽火通信科技股份有限公司业务与应用产品部副总经理】

 

 
 
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